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 | Ce que les clients de Manuvie doivent savoir au sujet de ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels
Lorsque vous choisissez un produit ou un service de la Financière Manuvie, vous êtes toujours informé des fins auxquelles vos renseignements personnels sont recueillis. Nous utilisons des moyens honnêtes et licites pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Nous ne recueillons que les renseignements qui sont pertinents et qui correspondent aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Dans la mesure du possible, les renseignements que nous recueillons sur vous nous proviennent directement de vous ou de vos représentants autorisés, au moyen de demandes ou de formulaires, d’autres modes de communications – le téléphone, la poste ou Internet par exemple – et de vos échanges commerciaux avec nous. Dans certains cas, il se peut que nous devions demander, avec votre consentement, à des sources indépendantes de vérifier ou de compléter des renseignements personnels à votre sujet. Ces sources sont, entre autres, les fournisseurs de services avec lesquels nous traitons, d’autres compagnies d’assurance ou institutions financières, votre employeur ou des agences d’évaluation du crédit. En ce qui a trait aux renseignements personnels liés à votre état de santé, nous pouvons communiquer avec vos médecins, des prestataires de soins de santé ou des établissements de santé. Si nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet par téléphone, l’appel pourrait être enregistré ou faire l’objet d’une écoute : - afin de documenter les renseignements que vous nous fournissez; - afin de prendre note de vos directives ou de les confirmer; - afin d’assurer la qualité de notre service; - à des fins de formation du personnel. Si vous ne souhaitez pas que vos appels téléphoniques soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit. Si vous décidez de communiquer avec nous uniquement par écrit, nous vous prions alors de préciser dans toute correspondance que vous souhaitez recevoir notre réponse par écrit.
Les renseignements supplémentaires que nous recueillons varient en fonction du type de produit ou de service, selon qu'il s’agit d’un produit ou d’un service bancaire, d’assurance ou d’un placement. Nous pouvons ainsi recueillir des renseignements d’ordre financier, tels le nom de votre employeur, votre revenu annuel, votre actif et votre passif. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements ayant trait aux placements ou aux conseils dont vous avez besoin, comme vos objectifs financiers ou vos plans pour la retraite. Si vous présentez une demande d’assurance individuelle ou d’assurance collective, nous pouvons également recueillir des renseignements sur votre état de santé ou votre style de vie, dont votre profession, vos habitudes et vos plans de voyage, votre dossier de conduite ou votre casier judiciaire, le cas échéant. En règle générale, nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels de nos clients aux fins suivantes : - confirmer votre identité, vous protéger et protéger notre entreprise en cas d'erreur, de fraude ou de déclaration trompeuse; - évaluer vos besoins financiers et déterminer les produits et services qui vous conviennent; - établir votre admissibilité à nos produits et services; - administrer adéquatement les produits et services que nous offrons, et évaluer les demandes de règlement; - respecter les prescriptions des lois auxquelles nous sommes soumis, y compris les règles de déclaration fiscale de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec; - cerner les besoins actuels et futurs de nos clients, par exemple effectuer des sondages auprès de notre clientèle et toute autre forme d’étude ou d’analyse de marché. Nous conservons vos renseignements personnels uniquement durant la période nécessaire pour les fins citées ci-dessus et tant que la loi le permet ou l'exige. Les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin sont détruits, effacés ou rendus anonymes. Les précautions nécessaires sont prises au moment de la destruction des renseignements personnels afin d’éviter que des personnes non autorisées y aient accès. Votre numéro d’assurance sociale Nous pouvons vous demander votre numéro d’assurance sociale (NAS) pour diverses raisons. Lorsqu’il faut déclarer un revenu d’intérêt ou un autre type de revenu, nous sommes tenus de vous demander votre NAS afin de respecter les règles de déclaration fiscale de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec. Moyennant votre consentement, nous pouvons aussi utiliser votre NAS comme élément d’identification unique, pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d'autres clients ou de personnes portant un nom semblable au vôtre, et pour protéger l’intégrité et l’exactitude de vos renseignements personnels. Par exemple, lorsqu’il est nécessaire de vérifier vos antécédents de crédit, nous pouvons utiliser votre NAS pour nous assurer que les renseignements que nous demandons – et que nous recevons – ont bien trait à vous et non à quelqu’un d’autre qui porte le même nom que vous ou un nom semblable au vôtre. Vous pouvez refuser que votre NAS soit utilisé à d'autres fins que celles exigées par la loi, mais cela pourrait nous empêcher, comme il est indiqué plus haut, d'assurer l’intégrité et l’exactitude de vos renseignements personnels.
Votre consentement peut être implicite ou déduit de vos actes. Par exemple, si vous présentez votre carte d’identification à un prestataire de soins de santé au lieu de payer un médicament d’ordonnance ou un acte médical, il est entendu que vous consentez à ce que le prestataire en question nous fournisse des renseignements personnels à votre sujet afin que nous procédions au traitement de la demande de règlement. Vous pouvez refuser d'accorder ou retirer votre consentement à ce que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, à moins que la loi ou que l'exécution d'un contrat ne l'exige. Toutefois, selon les circonstances, il se peut que le retrait de votre consentement nous empêche de vous offrir les produits ou services que vous avez demandés ou, s’il s’agit d’assurance individuelle ou collective, de maintenir votre couverture en vigueur ou d’évaluer et de traiter adéquatement vos demandes de règlement. En règle générale, seules les personnes qui ont besoin de vos renseignements personnels et sont autorisées à y accéder y ont accès. Ainsi, vos renseignements personnels ne sont fournis ou rendus accessibles qu'aux personnes suivantes : - nos employés, agents et représentants qui ont besoin de ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions; - nos sociétés affiliées, pour : · répondre à vos préoccupations à l’égard de nos produits et services; · nous aider à effectuer les enquêtes nécessaires; - les fournisseurs de services qui en ont besoin dans le cadre des fonctions qu’ils accomplissent pour nous et pour respecter leurs obligations envers nous; - toute personne ou organisme autorisé par vous; - toute personne autorisée par la loi. Dans certains cas, vos renseignements personnels peuvent être transmis à des personnes, à des organismes et à des fournisseurs de services dans une autre province ou dans un pays étranger et ainsi être soumis aux lois de cette province ou de ce pays. Fournisseurs de services Nous pouvons confier certaines tâches à des fournisseurs de services, dont l’impression, la livraison du courrier, les services informatiques, l’entreposage de données, l’administration, le marketing (dont les études de marché et les services promotionnels), les services paramédicaux, le traitement des demandes de règlement, les enquêtes et la réassurance. Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils les protègent de façon conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
- par des moyens matériels, c’est-à-dire des mesures de sécurité et des barrières physiques; - par des moyens organisationnels, c’est-à-dire des politiques, des pratiques et des restrictions d’accès; - par des moyens technologiques, par exemple l’utilisation de mots de passe, de chiffrement, de coupe-feu, de logiciels antivirus et d’anonymiseurs, s’il y a lieu. Tous nos employés, représentants, agents et fournisseurs de services qui agissent en notre nom sont tenus de respecter nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous ne transmettons des renseignements personnels à votre sujet qu'aux personnes autorisées dûment identifiées, dans la mesure où la loi le permet ou l'exige.
Nous ne communiquons vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées à cette fin que si la loi le permet. Veuillez noter qu'en AUCUN cas nous ne communiquons vos renseignements personnels, sans votre consentement, à une entreprise ne faisant pas partie de nos sociétés affiliées afin qu'elle puisse vous offrir directement ses produits ou services. Si vous ne souhaitez pas recevoir nos offres ou promotions spéciales, il suffit de communiquer avec nous pour demander à être exclu de nos listes d'envoi. Dans ce cas, vous ne recevrez pas d'envois personnalisés. Cette demande d’exclusion ne vise pas : - l’information figurant sur vos relevés mensuels ou qui y est jointe, concernant les produits ou services de la Financière Manuvie que vous avez déjà choisis ou dont vous bénéficiez déjà, ni - les renseignements généraux sur les produits et services et les mises à jour figurant sur les relevés de compte des clients ou qui y sont joints. Pour être exclu de nos listes d’envoi spéciales, veuillez communiquer avec nous par téléphone ou par la poste. Nota : Si vous communiquez avec nous pour nous demander de retirer votre nom et votre adresse de nos listes d’envoi, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour le faire dans les meilleurs délais. Si vous faites cette demande au moment de souscrire un nouveau produit ou service, nous traiterons votre demande sur-le-champ. Autrement, si vous bénéficiez déjà d'un de nos produits ou services, il nous faudra alors une période raisonnable pour traiter votre demande, et cette période variera selon le produit ou le service.
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